효율적인 시간관리 전략
김포대학교 교수 한광식
시간을 굳이 정의한다면 과거에서부터 현재를 거쳐 미래로 이어지는 크고 작은 사건들(events)의 연속적인 체계라고 할 수 있다. 시간은 누구에게나 똑같이 하루 24시간이 주어져 있기 때문에 내 마음대로 늘릴 수도 없고 따로 떼어 저장할 수도 없다. 한번 지나가면 다시는 돌아오지 않는 것이 바로 시간인 것이다.
따라서 시간이라는 자원을 누가, 어떻게 더 효율적으로 사용하느냐는 철저히 개인의 능력에 달려 있다. 물론 개인의 가치관과 삶의 목표에 따라 시간의 의미와 생각이 달라질 수 있다. 여기서 필자가 말하고자 하는 시간관리란 자기 자신과 자신의 생활을 관리하는데 주어진 시간을 극대화하여 의미 있게 사용하는 것을 말한다. 즉 목표달성을 위해 일상생활에서 유용한 업무처리 기법을 철저히 적용하는 것이다.
1. 목표가 있는 시간관리
대부분의 현대인들은 시간에 쫓기면서 살아가고 있다. 직장에서는 정해진 시간 안에 다른 사람보다 많은 성과를 내야하고, 주위사람들과의 관계를 위해서 시간을 할애하고 가족들을 위해서도 많은 시간을 투자해야 한다. 모든 일이 순차적으로 발생한다면 좋겠지만 실제로는 여러 가지 일이 한 번에 몰리는 분주한 상황이 자주 발생한다. 이런 경우 그 상황에 따라 가장 중요하고 시급한 일부터 처리해야 하는데 어떤 기준과 가치를 가지고 시간의 우선순위를 정할 수 있을 것인가? 개인의 기질, 성향, 가치관, 처한 상황에 따라 시간의 중요도가 다르겠지만 중요한 것은 본인이 하고 싶거나 잘할 수 있는 분야에 집중하는 것이 훨씬 중요하다. 열정은 본인이 좋아하는 일을 할 때 생겨나고 끊임없이 노력할 수 있는 원동력이 되며 전문성과 경쟁력을 갖출 수 있는 것이다.
2. 소중한 것 먼저하기
우리에게 주어진 시간을 효율적으로 관리하는 것은 매우 중요한 일이다. 시간관리 그 자체만이 아니라 어떤 목표를 향한 시간관리야말로 더욱 가치 있는 일이다. 시간관리의 핵심은 자신이 꼭 해야 할 일을 찾아내어 거기에 시간과 에너지를 집중하는 것이다. 물론 많은 일을 하는 것도 필요하겠지만 이 보다는 자신의 존재 의미를 찾아내어 그 일에 집중하는 것이 시간관리의 궁극적인 목적인 것이다.
3. 우선순위 정하기
시간관리에서 중요한 또 하나의 요소는 어떤 일을 할 때 중요한 일과 우선적으로 해야 할 일들을 구분하는 것이다. 어떤 일은 중요하지만 급히 처리하지 않아도 되는 것이 있고, 어떤 일은 중요하지는 않지만 우선적으로 해야 할 일들이 있다. 따라서 일의 중요성과 시급성에 따라 우선순위를 정하고 이에 따라 시간을 효율적으로 관리하는 습관이 무엇보다 중요하다. 이와 관련하여 아이젠하워의 시간관리 ABC법칙을 소개하면 다음과 같다.
구분 중요도 비 중
A형 매우 중요 모든 일 중 15%에 불과하나 가치에 있어서는
65% 정도의 비중을 차지함.
B형 중요 모든 일 중 20% 정도이며 가치에 있어서도
20%의 비중을 차지함
C형 보통 모든 일 중 65%에 달하나 가치에 있어서는
15%에 불과함
휴지통 중요하지 않음 시급하지도 중요하지도 않은 일은 가급적 하지
않고 될 수 있는 한 휴지통에 많이 버린다.
위험을 감수하겠다는 마음가짐으로 용기를
내어 휴지통을 적극적으로 활용한다. 휴지통에
넣는 순간 많은 일이 저절로 해결된다.
4. 파레토 법칙(Pareto's Law)을 활용한 시간관리
이탈리아의 경제학자 빌프레도 파레토(Vilfredo Pareto)가 주장한 이론으로 전체 결과의 80%가 전체 원인의 20%에서 일어나는 현상을 의미한다.
▣ 20:80의 파레토 법칙
- 20%의 시간만으로도 80%의 최대 성과를 달성할 수 있다.
- 20% 할 수 있다는 긍정적인 마음으로 하면 그 효과는
80% 이상이다.
- 방해받지 않고 20%에 집중할 수 있는 시간대를 찾고,
현재 목표에 방해되는 80%의 요인들을 과감히 제거한다.
5. 나만의 최적시간 갖기
베레나 슈타이너(Verena Steiner)의 ‘프라임타임(Prime Time)’에 따르면 사람은 아침형 인간도 있고 저녁형 인간도 있어서 각자 자신에게 맞는 시간대를 찾아야 하는데, 야근 등의 인위적인 요소를 배제했을 때 대체적으로 오전 9~12시가 프라임타임이며, 오후 4시반경에 2차 프라임타임이 온다고 한다. 프라임타임에는 ‘긴급한 일’ 처리가 아니라 ‘가장 중요한 일’을 해야 하기 때문에 바로 이 시간에 가장 집중력을 요하는 과목의 학습을 우선적으로 하도록 계획을 수립하는 것이 효율적이다.
6. 전략적 사고에 따른 시간관리
효율적인 시간관리를 하기 위해서는 전략적 사고가 무엇보다도 중요하다. 전략적 사고란 한마디로 미션(mission)이나 비전(vision)을 설정하고 그것을 실현하기 위한 전략(strategy)을 세우는 것을 말한다. 전략적 사고는 다음과 같이 7단계로 구성된다. 7단계를 명확히 정의하고 실천할 수 있다면 최대의 성과를 달성할 수 있다.