프레젠테이션 제대로 알기!
The HRD 실장 홍종윤
비슷한 스펙과 지식, 아이디어를 가진 사람이라 하더라도 자신의 생각을 제대로 정리하고 이야기하는 사람과 그렇지 않는 사람은 그 능력을 달리 평가 받을 것입니다. 그래서 프레젠테이션은 이 시대 현대인에게 어쩌면 선택이 아닌 필수사항이 될 수 있습니다. 신입사원 면접에서도 PT면접이 이슈화 되고 있고 기업에서도 PT의 능력에 따라 진급의 시기가 달라지며 사업수주에서도 PT의 능력은 성패를 좌우하는 중요한 요소입니다.
질문을 드려 보겠습니다! 프레젠테이션이란 무엇일까요? 만일 대략적인 개념을 이해하고 있다면. 다음 질문으로 프레젠테이션에서 부족한 부분은 무엇인가요? 서점에 프레젠테이션에 대한 책을 찾다보면 파워포인트를 활용한 제작기법 또는 발표기법이 대부분일 겁니다. 하지만 프레젠테이션은 아이디어와 자료를 모아 ‘자신의 생각을 잘 정리하는’ 기획단계와 다양한 도구(작성툴)를 통하여 ‘자신의 생각을 잘 보여줄 수 있는’ 작성단계와 ‘자신의 생각을 잘 전달할 수 있는’ 발표단계로 이어지는 것이 프레젠테이션입니다. 프레젠테이션이란 하나에 치우친 분야가 아닌 기획, 작성, 발표의 세 가지 영역이 합쳐진 것이기 때문에 프레젠테이션 능력을 향상시키기 위해서는 세 단계 중 자신에게 부족한 단계를 먼저 이해하고 개발하는 것에 초점을 맞춰야 합니다. 앞으로 필자는 짧은 내용이지만 여러분이 프레젠테이션을 이해하는데 반드시 필요한 개념과 기획, 작성, 발표의 단계에 대한 핵심적인 이야기를 하겠습니다.
프레젠테이션의 개념
프레젠테이션을 하기 전 먼저 가지고 갈 개념은 ‘고객지향적’이라는 것입니다. 발표하는 화자중심이기 보다는 청자의 중심으로 기획하고 작성하고 발표를 해야 합니다. 예를 들어 발표자료를 보여줄 때 빼곡히 텍스트가 나열 되어있다면 준비를 제대로 못한 화자의 컨닝페이퍼로 활용될 뿐 청자들은 알아볼 수 없을 것입니다. 이처럼 내가 만족시켜야할 대상자를 고객으로 정의 했을 때 청자는 만족시켜야하는 자신의 고객이 되는 것입니다. 프레젠테이션 교육 초반에 교육생 한 분이 ‘프레젠이션은 올림픽이다’라고 한 적이 있었습니다. 오랜 기간 동안 준비했지만 한 번의 실수로 많은 아쉬움과 후회가 남기 때문에 지나칠 정도로 많은 준비가 필요하다라고 그 이유에 대해 설명한 적이 있습니다. 그 만큼 프레젠테이션은 3P를 활용한 철저한 준비가 필요합니다.
1. 자신의 생각을 잘 정리하여라(기획)
브레인스토밍, 브레인라이팅 등과 같은 아이디어 추출법을 통한 새로운 아이디어 생성, 또는 아이디어 메모장에 보유하고 있는 각종 아이디어, 그리고 그와 관련 된 여러 가지 자료를 복합적으로 통합시켜 자신 목적에 맞게 잘 정리하여 나타낸 것이 바로 기획입니다. 생각의 정리에 있어 내가 실행할 과제에 대해 2가지를 알아야합니다. 바로 목적(Why)와 목표(How)입니다. 과제(What)의 목적은 어쩌면 기획과제를 수행하는 원론적인 이유가 될 것입니다.
만일 다이어트라는 과제가 주어졌을 때 어떤 사람은 건강을 위해서, 어떤 사람은 이성친구를 사귀기 위해서, 어떤 사람은 옷맵시를 살리기 위해서라는 다양한 목적을 가질 수 있습니다. 따라서 이것은 일을 하는 방향성을 제시해줍니다. 과제의 목표는 일의 실행사항을 제시합니다. 예를 들어 다이어트라는 과제를 위해 헬스 주 3회 이상, 식이조절, 절주 등을 행동과제의 목표를 삼을 수 있는 것입니다. 여기서 중요한 것은 기획과정에서 제시된 많은 아이디어 중 일을 성취하기 위한 효과성과 현 상황에서 실현가능한 내용을 위주로 선별하여 실행사항으로 제시해야한다는 것입니다. 이렇듯 과제 또는 문제에 대해 목적과 목표를 설정하여 자신의 생각에 대해 명확성을 주어야 합니다.
2. 자신의 생각을 잘 보여 주어라(작성)
문서작성에 있어 서면보고자료와 발표보고자료 두 가지로 구분이 될 수 있습니다. 서면보고자료란 보통 윗상사 또는 갑업체에게 서면상(이메일 또는 프린트물) 내용을 전달하는 것으로 텍스트와 함께 그래프, 각종 표와 예시, 사진 등이 첨부된 내용이며, 발표보고자료는 서면보고자료를 조금 더 간략화한 것으로 시각화, 이미지화 하여 발표 시 청중들의 가독성을 높일 수 있는 자료입니다. 가독성이 높다는 것은 청중들이 읽고 보기 쉬은 것을 의미하며, 가독성이 높은 자료는 발표자의 말에 집중할 수 있고 청중들의 기억을 도와줄 보조수단으로써의 자료를 의미합니다. 좋은 서면보고자료와 발표자료는 논리성을 가지고 있는 구조화된 것입니다. 구조화를 위해 아래의 내용이 참고가 되었음 합니다.
1) 로직트리
로직트리를 이용하여 내용이 중복되지 않고 빠짐이 없는지를 구분하고 내용이 인과관계 또는 상관관계의 내용으로 연결되어 있는지 확인합니다.
2) 피라미드구조
문제해결을 위한 피라미드 구조를 직렬형이라고 합니다. 상황-문제-대책-구체적 방안으로 보통 구성됩니다. 예를 들어 최근 회식자리가 잦아지고 있다.(상황) - 한달 사이에 5kg이 쪘다(문제)- 다이어트를 해야겠다.(대책) - 헬스장 주 3회이상을 가야겠다.(구체적 방안) 등을 구조화 한 것입니다. 내용의 체계적인 원인과 이유를 나타내주는 피라미드 구조를 병렬형이라고 합니다. ‘다이어트 해야한다’라는 내용에 대해 그 이유을 체력저하, 체중증가, 자신감 부족등을 나열식으로 정렬할 수 있습니다. 아울러 작성능력을 키우기 위해서는 도해화 또는 그래프 활용에 익숙해져야합니다. 생각을 잘 정리하기 위해 문장을 수식적으로 정리하는 것과 그것을 구조화하여 그 내용만 봐도 문장이 연상될 수 있게 관계성을 주어야 합니다. 또한 내용에 부합되는 그래프를 이용하여 내용을 객관화와 이미지화 시켜주는 연습도 반드시 필요합니다.
3. 자신의 생각을 잘 전달하라(발표)
달변가의 조건은「상대방이 생각해서 이해하는 것」이 아니라「듣는 자체로 이해」가 되어야하는 것입니다. 바로 논리적인 스피치는 상대방이 자연스럽게 상황을 머릿속으로 그릴 수 있게 도와주어야 하는 것 입니다.
1) 샌드위치 법칙(주제의 양괄식 구성법)
샌드위치의 빵이 위아래로 받쳐져있고 내용물이 중간에 있듯이 주제를 처음과 끝에 배열하고 내용을 3단 구성으로 가져가는 것을 의미합니다. 예를 들어, 주제 : 프레젠테이션 3가지 파트로 나누어집니다. 내용 : 첫째, 자신의 생각을 잘 정리해야하는 기획파트가 있습니다. 둘째, 자신의 생각을 잘 보여줄 수 있는 작성파트가 있습니다. 셋째, 자신의 생각을 잘 전달 할 수 있는 발표파트가 있습니다. 주제 : 이와 같이 프레젠테이션에는 3가지 파트로 나누어집니다. 이와 같이 샌드위치 기법은 처음과 끝에 자신이 이야기하고자하는 것(주장)이나 내용의 함축적인 사항(정리)을 제시하여 듣는 이로 하여금 다음을 예측하거나 기억하기 쉽게 도와주는 것입니다.
2) 조작적 정의
몇 년 전 MBC에서는 오디션 방식의 아나운서 공개 채용 프로그램인 ‘신입사원’을 방영한 적이 있었습니다. 초반 지원자들의 선별과정으로 기본 스피치능력을 테스트하는 부분이 있었는데, 바로 ToastMaster를 활용한 스피치 테스트였습니다. 랜덤으로 단어를 골라 짧은 시간 내에 생각하고 1분정도의 시간동안 뽑은 주제어로 논리적으로 이야기를 펼쳐나가는 것입니다. 바로 말하는 사람의 순발력, 시사력, 논리성 등을 볼 수 있는 함축적인 테스트 방식일 수 있습니다. 예를 들어 ‘행복’이란 단어가 뽑혔다고 가정을 할 때 여러분들은 어떤 이야기를 하실 건가요? 아마 너무나 광범위한 개념이라 무엇부터 이야기할지 난감할 것입니다. 이때 중요한 것은 광범위한 개념을 축소하는 것입니다. 조작적 정의로 큰 범위를 자신만의 이야기로 만드는 것입니다. 행복이란 단어를 뽑는 다면 “행복이란 가족과 함께하는 시간이라 생각 합니다”라고 조작적 정의를 내리는 것입니다. 행복과 가족과 함께하는 시간은 서로 연관되어 있으며 누구나 이해할 수 있는 내용이며, 그리고 행복이란 범위가 자신의 정의로 축소되었기 때문에 이야기의 구조를 단순화시킬 수 있고 짧은 시간 내에 임팩트 있는 이야기를 할 수 있는 것입니다.
3) PREP
(PREP: Point, Reason, Example, Point)의 약자로 주장-이유-예시-주장의 순으로 자신이 이야기하고자하는 바를 논리적으로 펼치는 것이다. 어쩌면 앞에서 제시한 샌드위치 법칙과 조작적 정의를 적절히 사용하면 어렵지 않는 개념일 것입니다. 만일 ‘홍종윤은 좋은 사람이다’라는 주장에 이유를 ‘홍종윤은 봉사활동을 잘하기 때문이다’라고 주장에 대한 타당성을 이야기하며 이러한 주장에 뒷받침 할 사실적 근거를 제시하는 것입니다. 첫째 한 달에 한번 고아원을 방문합니다. 둘째 적십자에 매달 헌금은 합니다. 셋째 분기별로 한번 노인정을 방문에 어르신을 위해 공연을 합니다. 라는 예시를 보여주어 주장에 힘을 실어주며, 마지막으로 ‘그래서 홍종윤은 좋은 사람이다’ 라는 주장을 한번 더 강조해 마무리하는 것입니다. 이와 같이 PREP기법은 자신의 주장을 보다 조리 있게 구성할 수 있게끔 도와주며 청중들에게 설득력 있게 다가 갈 수 있는 좋은 도구입니다.
프레젠테이션은 그 어떠한 학문분야보다 실용적인 학문이라 볼 수 있습니다. 자신이 가지고 있는 생각을 생각자체에서 머물게 하지 않고 그것을 재탄생할 수 있게 도와주며 누군가를 설득시켜 내가 가고 싶은 방향으로 이끌어갈 때도 우리는 프레젠테이션 기술을 사용합니다. 강의생활을 해오면서 얻은 학습에 대한 저만의 기준이 있습니다. 바로 '완벽한 것은 없다. 단지 과정에서 완성될 뿐이다.'라는 것입니다. 내가 지금 현재 프레젠테이션 능력이 부족하다 생각되어 시도조차 하지 않는 것보다는 무엇인가 시작하여 미비 하더라도 그 과정 속에서 완성 시키는 것이 자신을 발전시키는데 큰 도움이 될 것입니다. 학습은 마치 큰 원에 점을 찍는 것과 마찬가지입니다. 비어 있는 원 안에 많은 작은 점들이 모여 큰 검은 점이 되듯이 많은 시도와 노력만이 여러분의 완성된 모습을 만들어 갈 수 있습니다. 감사합니다.